회의가 끝난 뒤 녹취를 다시 들으며 회의록을 작성하는 데 드는 시간을 줄여주는 AI 요약 도구 활용법을 정리했습니다. 회의록 작성이 부담스러운 분들에게 도움이 될 내용입니다.
들어가며
회의가 끝나면 그 자리에서 논의된 내용을 정리해야 하는데, 회의 중에는 대화에 집중하느라 메모가 부실해지기 쉽습니다. 결국 나중에 녹음 파일을 다시 들으며 회의록을 작성하다 보면 회의 시간보다 정리하는 시간이 더 오래 걸리는 경우도 있었습니다. AI 요약 도구를 활용하기 시작한 뒤로는 회의록 작성 시간이 눈에 띄게 줄었습니다. 오늘은 실제로 사용하면서 효과를 본 방법을 소개하겠습니다.
1. 녹음과 동시에 텍스트로 변환해주는 도구 활용하기
회의 내용을 녹음만 해두면 나중에 다시 들으며 받아 적어야 하지만, 실시간으로 음성을 텍스트로 변환해주는 도구를 활용하면 회의가 끝나자마자 텍스트 원본을 확보할 수 있습니다. 화상 회의 플랫폼에 내장된 자동 자막 기능이나 별도의 받아쓰기 앱을 활용하면 발언자 구분까지 어느 정도 자동으로 처리됩니다.
2. 변환된 텍스트를 AI에게 요약 요청하기
받아쓰기로 만들어진 텍스트는 대화체 그대로라 분량이 많고 정리가 안 된 상태입니다. 이 텍스트를 AI에게 전달하면서 회의록 형식으로 정리해달라고 요청하면, 논의 주제, 결정 사항, 담당자별 후속 조치처럼 구조화된 형태로 정리해줍니다. 원본 텍스트가 길어도 핵심 내용만 추려서 요약해주기 때문에 다시 읽는 시간도 크게 줄어듭니다.
3. 항목별로 나눠서 요약을 요청하기
회의 시간이 길었다면 한 번에 전체를 요약해달라고 하기보다, 안건별로 나눠서 요약을 요청하는 것이 더 정확한 결과를 얻는 방법입니다. 예를 들어 예산 논의 부분과 일정 조율 부분을 따로 요청하면, AI가 각 주제에 집중해서 놓치는 내용 없이 정리해줍니다.
4. 결정 사항과 실행 항목은 따로 뽑아달라고 하기
회의록에서 가장 중요한 부분은 논의 과정보다 최종 결정된 사항과 각자가 해야 할 일입니다. 요약을 요청할 때 "결정된 사항과 담당자별 실행 항목을 표로 정리해줘"라고 구체적으로 요청하면, 나중에 참석자들이 회의록을 훑어볼 때도 핵심만 빠르게 확인할 수 있습니다.
5. 완성된 요약은 반드시 한 번 검토하기
AI가 만들어준 요약이 항상 완벽한 것은 아니므로, 공유하기 전에 실제 논의 내용과 대조하며 한 번은 확인하는 과정이 필요합니다. 특히 숫자나 날짜, 담당자 이름처럼 정확성이 중요한 정보는 놓치거나 잘못 인식된 부분이 없는지 반드시 직접 확인하는 것이 좋습니다.
마무리
AI 요약 도구를 활용하면 회의록 작성에 들이는 시간을 크게 줄일 수 있지만, 최종 검토는 여전히 사람의 몫입니다. 오늘 소개한 방법을 참고해서 회의 후 정리하는 데 걸리던 시간을 줄이고, 더 중요한 업무에 시간을 쓸 수 있길 바랍니다.